Apstiprināts SIA “Selectum home” valdes sēdē

2025. gada 7. oktobrī

SIA “Selectum home” valdes locekļi:

V. Balakleitis

D. Sokolovs

Privātuma politika

I. Vispārīgie noteikumi

1.            SIA “Selectum home”, reģistrācijas numurs 40203175903 (turpmāk – Pārvaldnieks), veic nekustamā īpašuma pārvaldīšanu, ar to saistīto pakalpojumu nodrošināšanu. Šīs privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt datu subjektiem skaidru informāciju par to, kādos nolūkos Pārvaldnieks iegūst un apstrādā personas datus, kāds ir apstrādes apjoms, termiņi un aizsardzības pasākumi.

2.            Pārvaldnieks, veicot personas datu apstrādi, ievēro Latvijas Republikā spēkā esošos normatīvos aktus, Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 par fizisko personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk – Vispārīgā datu aizsardzības regula vai VDAR), kā arī citus piemērojamos normatīvos aktus datu aizsardzības jomā.

3.            Šī Privātuma politika attiecas uz ikvienu fizisku personu, kuras personas datus apstrādā Pārvaldnieks, neatkarīgi no datu sniegšanas formas – elektroniski, rakstveidā, telefoniski vai klātienē Pārvaldnieka klientu apkalpošanas centrā.

4.            Pārvaldnieks nodrošina savā rīcībā esošo personas datu aizsardzību, ievērojot augstākos drošības un konfidencialitātes standartus. Personas datu droša apstrāde tiek uzskatīta par neatņemamu Pārvaldnieka vērtību ievērošanas sastāvdaļu.

5.            Privātuma politikas prasības ir saistošas arī visiem personas datu apstrādātājiem, kas apstrādi veic Pārvaldnieka uzdevumā un Pārvaldnieka noteiktā kārtībā, tai skaitā tiem, kuriem tiek piešķirta piekļuve personas datiem.

6.            Privātuma politika piemērojama personas datu aizsardzības nodrošināšanai šādās situācijās:

6.1.      attiecībā uz klientiem – fiziskām personām (esošajiem, bijušajiem un potenciālajiem), darba pretendenti, kā arī citas trešās personas, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu nodod vai saņem informāciju (turpmāk – klienti);

6.2.      attiecībā uz personām, kuras apmeklē Pārvaldnieka klientu apkalpošanas centru, un citas administratīvās telpas, tai skaitā gadījumos, kad šajās telpās tiek veikta videonovērošana;

6.3.      attiecībā uz Pārvaldnieka uzturēto tīmekļa vietņu lietotājiem.

7.            Informācija par sīkdatņu izmantošanu ir pieejama Pārvaldnieka tīmekļa vietnē sadaļā “Sīkdatņu politika”: https://www.selectumhome.lv/.

II. Pārzinis un kontaktinformācija

8.            Personas datu pārzinis ir SIA “Selectum home”, reģistrācijas numurs 40203175903, juridiskā adrese – Turaidas iela 10, Rīga, LV-1039. Elektroniskā saziņa iespējama, rakstot uz e-pastu [email protected]. Informācija par Pārvaldnieku pieejama tīmekļa vietnē: https://www.selectumhome.lv/.

9.            Jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi, kā arī gadījumos, ja tiek konstatēts iespējams datu aizsardzības pārkāpums, ar Pārvaldnieku var sazināties, rakstot uz elektronisko adresi [email protected], zvanot uz informatīvo tālruni +371 27703337 vai klātienē vēršoties Pārvaldnieka klientu apkalpošanas centrā.

III. Personas datu apstrādes nolūki un kategorijas

10.        Pārvaldnieks personas datus apstrādā šādos nolūkos:

10.1.   Lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās obligātās un citas pārvaldīšanas darbības (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts), tostarp: klientu iesniegumu izskatīšana un atbilžu sniegšana; dzīvokļu īpašnieku kopības lēmumu pārbaude un īstenošana; klienta vai pilnvarotās personas identificēšana un saziņa; līgumu ar klientiem sagatavošana, noslēgšana un izpilde; lietvedības un mājas lietu uzturēšana; rēķinu sagatavošana un nosūtīšana; norēķinu administrēšana; informācijas sniegšana kredītinformācijas birojiem un valsts institūcijām normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts). Šajos nolūkos tiek apstrādāti dati, piemēram: vārds, uzvārds, personas kods vai cits identifikācijas numurs, pilnvarotās personas dati, bankas konta informācija, īpašuma dati (adrese, kadastra numurs, platība, tiesību iegūšanas un izbeigšanas datumi, tiesiskais pamats), deklarētā un faktiskā dzīvesvieta, kontaktinformācija, līguma dati, patēriņa un norēķinu informācija, parādu piedziņas dati u.c. Glabāšanas termiņš – visa līguma vai tiesiskā pienākuma spēkā esības laikā un vēl 10 gadus pēc tā beigām, ja tas nepieciešams Pārvaldnieka vai trešo personu leģitīmo interešu aizsardzībai.

10.2.   Personāla atlases procesa nodrošināšanai un tiesisko interešu ievērošanai (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts), apstrādājot kandidātu vārdu, uzvārdu, personas kodu vai citu identifikācijas numuru, kontaktinformāciju, informāciju par darba pieredzi un izglītību. Dati glabājami ne ilgāk kā sešus mēnešus pēc konkursa beigām, ja vien ilgāka glabāšana nav nepieciešama Pārvaldnieka leģitīmo interešu aizsardzībai.

10.3.   Lai novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus Pārvaldnieka valdījumā, lietošanā vai turējumā esošajās telpās un teritorijās, kā arī aizsargātu Pārvaldnieka un trešo personu tiesiskās intereses un vitāli svarīgās intereses (dzīvība, veselība, drošība), izmantojot videonovērošanas sistēmas ierakstus (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts). Ieraksti tiek glabāti ne ilgāk kā 10 dienas vai tik ilgi, cik tas nepieciešams leģitīmo interešu aizsardzībai.

10.4.   Klientu apkalpošanas kvalitātes uzlabošanai un Pārvaldnieka tiesisko interešu nodrošināšanai tiek veikti telefonsarunu ieraksti (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts). Glabāšanas termiņš – ne ilgāk kā 30 dienas vai tik ilgi, cik tas nepieciešams leģitīmo interešu aizsardzībai.

10.5.   Lai nodrošinātu pakalpojumu atbilstošu kvalitāti, novērstu prettiesiskas darbības un aizsargātu īpašumu, sabiedrisko kārtību un personas drošību (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), papildus tiek apstrādāti dati, kas nepieciešami Pārvaldnieka leģitīmo interešu ievērošanai.

10.6.   Pamatojoties uz klienta nepārprotamu piekrišanu (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts), piemēram, lai nosūtītu atgādinājumus vai paziņojumus īsziņās un elektroniskajā pastā. Atsevišķos gadījumos ar klienta piekrišanu var tikt apstrādāti veselības dati (VDAR 9. panta 2. punkta a) apakšpunkts), piemēram, lai piemērotu atlaidi līgumsodam vai nokavējuma procentiem, noslēdzot vienošanos par parāda samaksu daļās. Piekrišanu klients var atsaukt jebkurā laikā, taču atsaukums neietekmē apstrādes likumību līdz tā veikšanai.

10.7.   Citiem konkrētiem nolūkiem, par kuriem klients tiek informēts brīdī, kad sniedz savus personas datus.

IV. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

11.        Personas datu apstrādes pamati ir šādi:

11.1.   Līguma izpilde un noslēgšana, tostarp dzīvojamo māju un neapdzīvojamo telpu pārvaldīšanas,  un citu līgumu administrēšana, līgumu slēgšana ar pakalpojumu sniedzējiem un zemes īpašniekiem, kā arī dzīvokļu īpašnieku kopības lēmumu īstenošana.

11.2.   Normatīvo aktu prasību izpilde, ja personas datu apstrāde nepieciešama, lai Pārvaldnieks varētu pildīt tam saistošos tiesību aktos noteiktos pienākumus.

11.3.   Pārvaldnieka leģitīmo interešu īstenošana, tai skaitā:

11.3.1.     klientu apkalpošanas un sniegto pakalpojumu kvalitātes paaugstināšana;

11.3.2.     jaunu pakalpojumu ieviešana;

11.3.3.     noziedzīgu nodarījumu un prettiesiskas rīcības novēršana;

11.3.4.     tiesisko interešu aizsardzība iestādēs un tiesā;

11.3.5.     parāda piedziņas nodrošināšana, tostarp datu nodošana kredītinformācijas birojiem.

12.        Klientu personas dati tiek apstrādāti, ievērojot privātuma riskus un Pārvaldnieka rīcībā esošos organizatoriskos, tehniskos un finanšu resursus.

13.        Personas datu apstrāde ir pieļaujama vienīgi noteiktam, skaidri definētam mērķim. Pēc mērķa izpildes datu apstrāde tiek pārtraukta, un dati tiek dzēsti vai anonimizēti, ņemot vērā noteiktos glabāšanas termiņus.

14.        Datu apstrādes mērķi vienmēr tiek formulēti nepārprotami un saprotami, atbilstoši faktiskajai apstrādei.

15.        Pārvaldnieks apstrādā tikai tos personas datus, kas ir nepieciešami konkrētajam mērķim. Ja iespējams, dati tiek anonimizēti vai pseidonimizēti.

16.        Pēc klienta pieprasījuma vai normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos Pārvaldnieks sniedz visaptverošu informāciju par apstrādājamo datu veidiem, apjomu un mērķiem.

17.        Pārvaldnieks nodrošina apstrādes pārredzamību, padarot saprotamu un viegli pieejamu informāciju par datu apstrādes mērķiem, apjomu, riskiem un datu subjekta tiesībām.

18.        Personas dati tiek glabāti tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams apstrādes mērķa sasniegšanai, ievērojot normatīvo aktu prasības, Pārvaldnieka leģitīmās intereses un citus pamatotus apsvērumus (piemēram, maksājumu dati jāglabā vismaz piecus gadus). Ja nepieciešams, glabāšanas termiņš var tikt pagarināts līdz leģitīmās intereses īstenošanas pabeigšanai.

19.        Pārvaldnieks veic tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai mazinātu datu apstrādes riskus. Ja tiek saņemtas ziņas par kļūdainiem datiem, tie tiek nekavējoties precizēti vai dzēsti. Datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā Pārvaldnieks informē uzraudzības iestādi normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

20.        Lietojot trešo personu lietotnes, pakalpojumus vai produktus, Pārvaldnieks nodrošina, ka tiek piemēroti datu aizsardzības principi un atbilstoši pasākumi (piemēram, datu šifrēšana pēc noklusējuma).

21.        Īpašu kategoriju personas dati tiek apstrādāti tikai izņēmuma gadījumos, stingri ievērojot piemērojamo regulējumu, īpaši VDAR 9. pantu. Ja no šādas apstrādes izvairīties nav iespējams, tiek piemēroti pastiprināti drošības pasākumi, tostarp piekļuves ierobežošana.

22.        Pārvaldnieks neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu. Personas datu apstrādi vienmēr veic cilvēks.

V. Personas datu aizsardzība

23.        Pārvaldnieks nodrošina klientu personas datu aizsardzību, izmantojot mūsdienu tehnoloģijas un atbilstošus organizatoriskos, tehniskos un finanšu resursus, ņemot vērā ar apstrādi saistītos riskus. Datu drošība tiek nodrošināta, piemērojot šādus aizsardzības pasākumus:

23.1.   ugunsmūra risinājumus;

23.2.   citus tehniskus un organizatoriskus drošības pasākumus atbilstoši tehnoloģiju attīstībai.

VI. Personas datu nodošana un saņēmēji

24.        Pārvaldnieks ir tiesīgs nodot personas datus tikai tad, ja tam ir tiesisks pamats.

25.        Ja pastāv tiesisks pamats, Pārvaldnieks var uzticēt datu apstrādi apstrādātājam, ar kuru noslēgts rakstveida līgums, kas atbilst Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām, un ja ir izpildīti šādi nosacījumi:

25.1.   Pārvaldniekam pašam būtu tiesības veikt attiecīgo datu apstrādi;

25.2.   apstrādātājs ir pienācīgi izvērtēts un pierādījis, ka spēj nodrošināt personas datu aizsardzību, izmantojot piemērotus organizatoriskos un tehniskos līdzekļus. Apstrādātājs drīkst rīkoties tikai saskaņā ar Pārvaldnieka norādījumiem.

26.        Apstrādātājs, kam uzticēti klienta personas dati, ir atbildīgs par to apstrādi un drošību atbilstoši normatīvajiem aktiem un piemērojamajiem drošības standartiem.

27.        Pārvaldnieks var nodot klienta datus trešajām personām, ja to paredz normatīvie akti vai tas nepieciešams Pārvaldnieka leģitīmo interešu aizsardzībai, tai skaitā uzraudzības un izmeklēšanas iestādēm, tiesībaizsardzības iestādēm, prokuratūrai, zvērinātiem notāriem, zvērinātiem tiesu izpildītājiem vai Valsts ieņēmumu dienestam.

28.        Pārvaldnieks neizpauž trešajām personām klientu datus vai informāciju, kas iegūta pakalpojumu sniegšanas laikā, izņemot:

28.1.   ja tas nepieciešams līguma izpildei vai ar likumu noteiktai funkcijai (piemēram, parādu ārpustiesas piedziņai, audita veikšanai, rēķinu sagatavošanai un piegādei u.c.);

28.2.   ja klients ir devis skaidru piekrišanu;

28.3.   ja to paredz normatīvie akti vai tas nepieciešams Pārvaldnieka interešu aizsardzībai, tai skaitā vēršoties tiesā vai citā institūcijā;

28.4.   ja to nosaka Pārvaldnieka vai trešo personu leģitīmās intereses normatīvajos aktos noteiktajā apjomā (piemēram, sistēmas uzturēšanas pakalpojumu sniedzējiem vai klientu apkalpošanas dienestam).

29.        Personas datiem var piekļūt tikai ierobežots Pārvaldnieka darbinieku loks, un tikai tādā apjomā, kas nepieciešams darba pienākumu izpildei. Visi darbinieki, kuri strādā ar personas datiem, ir pakļauti konfidencialitātes ievērošanas pienākumam. Pārvaldnieks neizpauž datus ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.

30.        Ja tiek konstatēts datu aizsardzības pārkāpums, kas var radīt būtisku risku fizisko personu tiesībām vai brīvībām, Pārvaldnieks nekavējoties informē par to klientu.

31.        Personas datu nodošanas procesā Pārvaldnieks īsteno visus nepieciešamos organizatoriskos un tehniskos pasākumus atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.

VII. Klientu tiesības

32.        Klientam ir tiesības saņemt pilnīgu informāciju par savu datu apstrādi.

33.        Klientam ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret apstrādi. Pārvaldnieks sniedz atbildi uz šādiem pieprasījumiem ne vēlāk kā mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Ja pieprasījums ir sarežģīts vai apjomīgs, termiņu var pagarināt līdz trim mēnešiem, par iemesliem informējot klientu. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrādi nenosaka Pārvaldniekam saistoši normatīvie akti.

34.        Klientam ir tiesības pieprasīt datu dzēšanu vai apstrādes pārtraukšanu, ja:

34.1.   dati vairs nav nepieciešami apstrādes nolūkam;

34.2.   klients atsauc piekrišanu, uz kuras pamata notika apstrāde, un nepastāv cits tiesiskais pamats;

34.3.   dati tiek izmantoti tiešā tirgvedībā;

34.4.   apstrāde notiek zinātniskiem, vēsturiskiem vai statistiskiem nolūkiem;

34.5.   klients iebilst pret apstrādi, ja:

34.5.1.     apstrāde notiek uz Pārvaldnieka leģitīmo interešu pamata un nav svarīgāku interešu par klienta tiesībām;

34.5.2.     dati apstrādāti prettiesiski;

34.5.3.     datu dzēšana nepieciešama, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktu juridisko pienākumu.

35.        Pārvaldnieks ir tiesīgs atteikt datu dzēšanu, ja:

35.1.   to saglabāšana nepieciešama juridisku pienākumu izpildei;

35.2.   dati vajadzīgi parādu piedziņai vai tiesību aizsardzībai.

36.        Klientam ir tiesības pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu šādos gadījumos:

36.1.   ja tiek apstrīdēta datu precizitāte – ierobežojums piemērojams līdz precizitātes pārbaudei;

36.2.   ja apstrāde notiek uz Pārvaldnieka leģitīmo interešu pamata un klients iebilst – ierobežojums spēkā līdz interešu samērošanai;

36.3.   ja dati ir apstrādāti prettiesiski, bet klients nepiekrīt dzēšanai un pieprasa ierobežot lietošanu;

36.4.   ja Pārvaldniekam dati vairs nav nepieciešami, bet klientam tie vajadzīgi, lai celtu vai aizstāvētu prasības.

37.        Pārvaldnieks izskata klientu iesniegtos iebildumus par datu apstrādi un, ja tiek konstatētas neatbilstības, tās novērš. Atbildes klientiem tiek sniegtas rakstiski – elektroniski, pa pastu vai citā norādītā veidā. Ja klients uzskata, ka Pārvaldnieka veikta datu apstrāde neatbilst normatīvajiem aktiem, viņam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).

VIII. Noslēguma jautājumi

38.        Pārvaldnieks, pastāvīgi pilnveidojot savu darbību un sniegtos pakalpojumus, ir tiesīgs jebkurā laikā veikt šīs Privātuma politikas grozījumus vai papildinājumus. Pārvaldnieks iesaka apmeklēt tīmekļa vietni , lai uzzinātu aktuālo informāciju.